PERENCANAAN

KONSEP DASAR

Perencanaan à proses dasar yang untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya.

Merencana à mengupayakan penggunaan SDM (human resources), SDA  (Natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan.

3 karakteristik pencapaian minimum :

1. perencanaan masa yang akan datang

2. terdapat suatu elemen identifikasi pribadi dan organisasi

3. masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi serta organisasi

Proses Perencanaan :

à suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan.

à terkandung suatu aktifitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.

Menurut Allen (1963) : aktifitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini. Aktivitas perencanaan tersebut yaitu:

1. Prakiraan

2. Penetapan tujuan

3. Pemprograman

4. Penjadwalan

5. Penganggaran

6. Pengembangan prosedur

7. Penetapan dan interpretasi kebijakan

Perencanaan :

1. What : menentukan apa yang akan dikerjakan

2. When : kapan yang akan dikerjakan

3. Who : siapa yang akan mengerjakan

4. Where : dimana yang akan dikerjakan

5. How : bagaimana akan mengerjakannya

 Tiga fungsi manager puncak dalam fungsi perencanaan :

1. Menentukan  peran  yg  diharapkan  dari  organisasi  dimasa yang akan datang.

2. Menghubungkan  organisasi  dengan  berbagai  macam sistem lingkungannya.

3. Mengevaluasi  dan  memprakirakan  kebutuhan  apa  saja  yg dapat dipenuhi oleh organisasi.

Aktivitas Perencanaan :

1.  Prakiraan (Forecasting) : usaha sistematis untuk meramalkan/memperkriakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2.       Penetapan Tujuan (establishing objective) : aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.

3.       Pemrograman (Programming) : Suatu  aktivitas  yg  dilakukan  dengan  maksud  untuk

menetapkan  :  langkah-langkah  utama  yg  diperlukan,  unit dan  anggota  yg  bertanggung  jawab  untuk  setiap  langkah dan urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.

4.       Penjadwalan (Scheduling) : Penetapan  atau  penunjukan  waktu  menurut  kronologi

tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

Pembagian Rencana menurut Stoner dan Wankel :

1. Rencana Strategis (Strategic Plan)

à dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut.

Kelebihannya :

- Manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya.

- Membantu manajer mengantisipasi permasalah sebelum muncul dan memecahkannya sebelum menjadi lebih buruk.

- Membantu menajer mangenal peluang yang mengandung resiko dan peluang aman dan memilih di antara peluang yang ada.

Kelemahannya :

- Bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan produk dan pelanggan perusahaan.

2. Rencana Operasional (Operational Plan)

à Memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan, terdiri atas:

a. Rencana sekali pakai (Single Use Plan)

à Dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Terdiri atas :

-          Program (Programs) : mencakup serangkaian aktivitas yang relative luas.

-          Proyek (Project) : bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu.

-          Anggaran (Budget) : pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertenu dalam waktu tertentu pula.

b. Rencana Tetap (Standing Plan)

à Pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang da dapat diperkirakan, terdiri atas:

-          Kebijakan (Policy) : adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan

-          Prosedur Standar (Standard Procedure) : memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering terjadi sebagai implementasi kebijakan.

-          Peraturan (Rules) : pertnyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.

 Teori Perencanaan

Catanese dan Synder : membuat dikotomi teori perencanaan, yaitu berusaha menjelaskan bagaimana system sosial berjalan dan menyediakan peralatan serta teknik untuk mengendalikan dan mengubah system sosial.

Dua Jenis teori perencanaan tersebut adalah :

1.       Teori Operasi Sistem : spesialisasi komponen system cenderung timbul sepanjang empat dimensi utama : Produksi, Alokasi, Pengendalian, dan Penyusunan staf

2.       Teori Perubah Sistem : terdapat empat jenis perubahan system yang dihadapi rasionalisme, inkrementalisme, utopianisme dan metodisme.